プライバシーポリシー

株式会社レオパレス・リーシング(以下当社)は、社宅事務管理代行サービスを提供する上で、お客様の従業員情報をはじめ、当社が取扱うすべての個人情報を保護することは、重大な社会的責任であると認識し、「情報保護こそサービスの基本」を理念のもと、以下に示す方針を実行・維持するために個人情報保護マネジメントシステムを構築し、運用するとともに、その継続的改善に全社を挙げて取り組むことを宣言します。

1. 当社は、必要な範囲に限定した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行わず、それを実現するための措置を講じます。
2. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。
3. 当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止及び是正に努めます。
4. 当社は、個人情報に関する苦情及び相談に、適切かつ迅速に対応いたします。
5. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善いたします。

2012年7月2日（制定）
2023年5月1日（改定）
株式会社レオパレス・リーシング
東京都中野区本町3丁目31番11号
代表取締役　石塚　義盛

株式会社レオパレス・リーシング（以下「当社」といいます）とその親会社「株式会社レオパレス21」およびそのグループ会社（海外支店・海外グループ会社を含み、以下、総称して「レオパレス21グループ」といいます）は、個人情報取扱い事業者としてお客様から信頼を第一と考え、個人情報の適切な保護と利用を図ります。

※注：「親会社」とは、株式会社レオパレス・リーシングの議決権の過半数を直接または間接に保有する会社をいいます。

◆個人情報について
個人情報とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれるお客様の氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、勤務先、勤務先電話番号等により特定の個人を識別することのできる情報（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができるものを含む。）、または個人識別符号が含まれるものをいいます。

当社が取得する個人情報は、次のいずれかに該当する業務の目的で取得し、利用目的の範囲内で適正に取扱います。
（1）顧客個人情報

• 不動産の賃貸、仲介、管理等に関する契約、履行
• 引越、家具・電化製品のレンタル・退室精算立会代行など、ご希望のサービスの提供業者紹介
• 損害保険契約関連業務
• お客さまにとって有用と思われる情報・サービスの提供
• お問い合わせに関する回答・資料提供

（2）従業者個人情報

• 人事管理、給与支払、福利厚生、健康管理その他労務管理
• 法令・その他の規範に基づく届出・報告・資料作成
• 教育、研修
• 緊急連絡

（3）採用応募者の個人情報

• 採用応募者への情報提供、採用選考の可否、面接日等の連絡のため

（4）当社の退職者の個人情報

• 本人の希望により、本人または本人が開示を希望する者に対して保有データを開示するため
• 業務上必要な連絡を取るため、並びに緊急時における連絡のため

保有個人データの安全管理のために講じた措置について
レオパレス・リーシングは、お客様から取得した個人情報の漏えい等を防止するため、以下の安全管理措置を講じています。

（1）基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、関係法令・ガイドライン等の遵守やお客様からのお問い合わせ窓口等についての基本方針を策定しています。

（2）個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱いに関する社内規程を策定しています。

（3）組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合における報告連絡体制を整備しています。

（4）人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に適宜研修や社内掲示による注意喚起を実施しています。

（5）物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。また、個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。

（6）技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

（7）外的環境の把握
お客様の個人データを外国で保管する場合には、当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施いたします。

（1）レオパレス21グループ内での共同利用
レオパレス21グループは連結経営の下、グループの総合力によりお客様の多様なご要請にお応えしておりますことから、当社が保有するお客様の個人情報は、以下に従ってレオパレス21グループ内で共同利用することがあります。

＜共同利用者＞
レオパレス21グループ

＜共同利用者の利用目的＞
共同利用者は、以下の目的で利用いたします。
①レオパレス21グループ内における債権、資産の状態、リスクの掌握等経営上必要な各種の管理を行うため
②レオパレス21グループ各社のサービスや物件、商品の紹介業務を行うため

＜共同利用する個人情報項目＞
①お客様の氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、所属（会社・団体名、部署名、役職名）、レオパレス21グループ各社との取引に関する情報（取引及び交渉経過その他の事実に関する記録）
②レオパレス21グループ各社へのお問い合わせ内容に関する情報（サービスなどのご提供及び確認、ご案内）

＜共同利用者に関する管理責任者＞
株式会社レオパレス21
東京都中野区本町2丁目54番11号
代表取締役社長　宮尾　文也

（2）レオパレスパートナーズとの共同利用
レオパレス21グループは、お客様により良いサービスの提供を行うために、加盟店契約を締結した企業との間でお客様の個人データを共同利用することがあります。

＜共同利用者＞
レオパレスパートナーズ
東京都中野区本町2丁目54番11号
代表取締役社長　宮尾　文也

※レオパレスパートナーズとは、株式会社レオパレス21と加盟店契約を締結した企業のことです。 レオパレスパートナーズにつきましては、（https://www.leopalace21.com/center/index.html）をご覧ください。

＜共同利用者の利用目的＞
お客様からのお問い合わせへの対応、レオパレス21グループのサービスや物件、商品に関する情報提供やご提案等の紹介業務、物件の管理業務及びこれらに付随、関連する業務を行うため

＜共同利用する個人情報項目＞
お客様の氏名、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス、所属（会社・団体名、部署名、役職名）等、契約に関する情報や物件管理に必要となる情報

＜共同利用者に関する管理責任者＞
株式会社レオパレス21
東京都中野区本町2丁目54番11号
代表取締役社長　宮尾　文也

（3）越境移転について

当社は、取得した従業者の個人情報を、下記記載の範囲において、外国にある事業者（株式会社レオパレス21海外支店・海外グループ会社）に業務連絡等のために、開示・提供することがあります。

<外国にある第三者への個人データの提供に関する情報提供>

（1）顧客個人情報
（2）当社従業者の個人情報
（3）採用応募者の個人情報
（4）当社退職者の個人情報

当社の保有個人データの利用目的の通知、個人情報の開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止及び第三者提供記録の開示（以上を“開示等”という）に誠実に対応いたします。手続きは下記の相談窓口までご連絡ください。ご請求内容を確認のうえ、書面で対応いたします。
なお、受託された業務に関わるご本人または代理人より直接当社にご請求があった場合は、受託元のご担当者にご連絡の上、対処いたします。

（1）「個人情報開示等申請書」をダウンロードもしくは「開示等請求フォーム」へ進みます。
　　・「個人情報開示等申請書」ダウンロード
　　・「開示等請求フォーム」へ進む

（2）当社所有の個人情報をもとに、本人確認をさせていただきます。本人確認書類等のコピーをご用意ください。
　　1. 請求者がご本人の場合、いずれか1点のコピーをご用意ください。
　　・運転免許証
　　・パスポート
　　・健康法検証
　　・住民基本台帳カード(写真付)
　　・外国人登録証明書
　　2. 請求者がご本人以外の場合、（イ）及び（ロ）の書類をご用意ください。
　　（イ）対象者本人及び代理人の確認書類のいずれか1点のコピーを対象者本人と代理人分ご用意ください。
　　・運転免許証
　　・パスポート
　　・健康法検証
　　・住民基本台帳カード(写真付)
　　・外国人登録証明書
　　（ロ）代理人確認書類のいずれか1点の書類をご用意ください。
　　・委任状+印鑑証明書
　　・成年後見登記事項証明書
　　・対象者との関係が証明できる戸籍謄本または住民票

（3）「個人情報開示等申請書」をダウンロードした場合は、下記「8.個人情報保護管理者」連絡先へ郵送をお願いいたします。

（4）当該保有個人データの利用目的通知または開示(第三者提供記録の開示を含む)をご希望の場合には、大変恐縮ですが1件につき事務手数料として1,000円(税抜)をお支払い願います。

（5）「個人情報開示等申請書」および「開示等請求フォーム」によりいただいた個人情報は、お問い合わせいただいたお客様との連絡に使用いたします。それ以外の使用はいたしません。

個人情報の開示等、及び苦情・相談の窓口を次に示します。
株式会社レオパレス・リーシング　相談窓口　津田　千春
連絡先：〒164-0012 東京都中野区本町3丁目31番11号 3階
電話：03-6362-5555

当社の代表者及び個人情報保護管理者を次に示します。
代表者：代表取締役　石塚　義盛
個人情報保護管理者：矢代　広人
連絡先：〒164-0012 東京都中野区本町3丁目31番11号 3階
電話：03-6362-5555

当社が対象事業者となっております認定個人情報保護団体を次に示します。
名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
苦情の解決のお申出先：認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木1丁目9番9号 12階
電話：03-5860-7565
電話：0120-700-779

レオパレス21グループは、この「プライバシーポリシー」の内容を、必要に応じて、事前の予告なく変更することがあります。

株式会社レオパレス・リーシング
東京都中野区本町3丁目31番11号
代表取締役社長　石塚　義盛